Cómo organizar un evento online

A mediados del 2020, como motivo de la pandemia, el evento online ha adquirido un mayor protagonismo.

Son nuevos espacios virtuales donde el objetivo de las empresas es el mismo que de forma presencial, darse a conocer y ganar audiencia. 

También ha sido el  aumento de los eventos híbridos en los que se combina la presencia física con la virtual. 

Los organizadores o los ponentes del evento pueden estar en el sitio de encuentro pero la mayor parte del público puede visualizar el evento en streaming.

Teniendo en cuenta la situación que estamos atravesando, hay ponentes que no suelen poder desplazarse por lo que cada vez más se realizan este tipo de eventos.

A nivel empresarial, los eventos online interesan para fomentar el networking con otras empresas del sector y la comunicación tanto interna como externa de la empresa, por eso la importancia de asistir a conferencias, eventos o congresos. 

Ventajas del evento online

Si nunca has creado un evento online, avisamos que aporta varios beneficios a tu marca.

¿Cuáles son estos beneficios?  

  • Mejor posicionamiento: Es una buena herramienta para presentarse como un referente dentro de tu sector. 
  • Crea conexiones: Ayuda a fortalecer las relaciones entre empresarios o personas referentes de tu entorno, es decir, influencers. 
  • Genera interés en tu marca: permite aumentar tu lista de contactos, por lo que a la hora de crear tu propio congreso online vas a saber a quién le podrá interesar. 
  • Ahorro en los costes:  Puede ser una manera fácil de conseguir financiación para tu empresa y también para reducir costes.
  • Captación de leads: gracias a la organización de eventos online podrás captar potenciales clientes interesados en tus servicios.

Ahora, una vez que conocemos estas ventajas ¿qué pasos se deben seguir para organizar un evento online? 

Pasos para elaborar un evento online 

 

1.- Aclara cuál será nuestro objetivo.

El primer paso, es tener claro qué es lo que queremos vender, promocionar o contar, así será más fácil dirigirse al público que nos interesa captar. Puede que sea el paso más difícil y el que nos lleve más tiempo. 

 

2.- Ponentes cualificados 

Una vez determinado nuestro objetivo, hay que hacer una búsqueda de talento adecuado para llevar la ponencia. 

Serán personas cualificadas y especializadas en el tema que nos interesa tratar. Si nuestro evento es sobre educación, habrá que buscar a profesores o especialistas en la materia para dar contenido de calidad. 

Lo mejor es poder contactar uno a uno con ellos para acordar con ellos su disponibilidad e ir confirmando su asistencia. 

 

3.- Formato del evento

Ya tienes el tema y a tus expertos en la materia, ahora solo tienes que concretar el tipo de evento que quieres organizar: mesa redonda, debate, ponencias individuales…Las opciones del mundo online son las mismas que las del offline.

Lo mejor es que se organice en un único día para que tu evento sea lo más directo posible. La duración óptima para las ponencias o charlas suele ser entorno a los 25-30 minutos , donde se destaquen los puntos más relevantes y haya tiempo para hacer una ronda de preguntas a tus invitados. 

Otro consejo es que pienses en un título que enganche y sea atractivo para los asistentes. 

 

4.- Fechas 

La elección de las fechas también es un factor importante para celebrar tu evento..

Deberían ser días o meses especiales para tu empresa o si es posible, que no coincida con otros eventos más importantes a nivel nacional, por ejemplo, que se celebre un partido de fútbol o una comparecencia del gobierno, puede quitarte visibilidad. 

Si para asistir a tu congreso online quieres una modalidad de inscripción online de los asistentes, es recomendable empezar a mover este acontecimiento usando alguna estrategia de comunicación: como las redes sociales, email marketing o introducir banners publicitarios en otros medios. 

 

5.- Diseñar la landpage del evento online y darle difusión

El último paso para ya tener tu evento sería crear la landing page, si fuera necesario.

Un espacio virtual personalizado y se crea en el caso de que en tu web no haya espacio para alojar el evento. 

Después será tu equipo de comunicación o tú mismo el que se encargue de divulgar el evento online de manera atractiva y que llegue a los asistentes.

Para ello lo más adecuado, si tu presupuesto te lo permite, es realizar una inversión en redes sociales o google adwords, en función de dónde se encuentre la audiencia a la que quieres llegar. 

En AGORA NEWS disponemos de AGORA REACH, un servicio de captación de audiencias para garantizar que el evento llega a dónde quieres que llegue y no encontrarte con que todo el esfuerzo y la inversión realizados no cumpla con las expectativas

Tipos de evento online

Para terminar este post, os presentamos una serie de eventos que normalmente se crean en versión online. 

  • Ruedas de prensa: La rueda de prensa, como vemos de manera constante, es una convocatoria en la que se reúnen a periodistas con la finalidad de dar información. 

  • Mesas redondas: Es una reunión en la que varios expertos se juntan para hablar sobre un tema concreto  y cada uno especializado en una materia da su opinión para completar las otras opiniones. 

 

  • Presentación de producto: Este tipo de eventos se organiza en el caso de que tu empresa quiera presentar un producto o servicio determinado por lo que suelen ser más interactivos.

  • Charlas: Es un encuentro en el que se trata también un tema concreto y el ponente explica su postura pero a diferencia de los demás suele crearse en un ambiente más familiar y ameno. Como las charlas que emitimos con CaixaBankTalks, tuvimos el placer de tener a Antonio Banderas entre otros invitados.

En AGORA NEWS damos la posibilidad de crear cualquier tipo de estos eventos. Nos expones el tema y nosotros te creamos el espacio adecuado para ti y tu audiencia.

Para más información contacta en info@agoranews.net.